평생교육경영에서 사무관리의 개념과 문서의 기능에 대해 알아보자

이번시간에는 사무관리의 개념과 원칙 그리고 문서관리의 의미와 기능에 대해 알아보도록 하겠습니다

 

사무관리 개념

사무관리는 조직의 목적을 효과적으로 달성하기 위해 사무작업을 능률화하고 사무비용을 경제화하기 위한 각종 관리 활동을 포함합니다. 합리적인 사무관리를 위해 고려되어야 할 측면으로는 작업능률, 정신능률, 그리고 균형능률이 있습니다. 작업능률은 작업의 능률을 위해 작업 용이성, 작업과정의 간소화·표준화, 사무의 자동화, 사무적인 이동거리의 최소화 등을 고려해야 합니다. 정신능률은 사무작업에 있어서 정신적인 요소의 최적화를 의미하며, 균형능률은 일정한 목적을 달성하는 데 필요한 수단이 적절하게 조화된 상태를 말합니다.

 

사무관리 용어

사무관리의 용어로는 공문서, 문서과, 처리과, 전자문서, 서명, 그리고 전자 이미지 서명 등이 있습니다. 공문서는 기관 내부나 상호 간, 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서를 말하며, 문서과는 기관 내의 공문서 분류, 배부, 수발업무지원 및 보존 등을 담당하는 과를 의미합니다. 처리과는 문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 과를 가리킵니다. 전자문서는 정보처리 능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 의미합니다. 서명은 공문서상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 의미하며, 전자 이미지 서명은 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 의미합니다.

 

사무관리의 원칙 4가지(용이성, 정확성, 신속성, 경제성)

• 용이성: 사무 처리에 따르는 육체적·정신적인 피로를 줄이고 시간당 업무 처리량을 향상하기 위해 사무처리가 보다 쉽게 이루어지도록 개선·관리할 필요가 있습니다. 이를 위해 사무절차 및 환경개선, 사무자동화시스템 도입 등이 요구됩니다.
• 정확성: 사무는 의도하는 대로 정확하고 바르게 처리되는 것이 중요합니다. 이를 위해 문자·계산의 정확화, 기입방법의 정확화, 입증자료의 확보, 사무의 자동화, 사무분담 등이 필요합니다.
• 신속성: 사무를 처리하는 데 있어 필요한 시기에 맞추기 위해서 신속성이 요구됩니다. 이를 위해 보고·결재단계의 축소, 전자결재 활성화, 회의 시간 단축, 불필요한 보고서 생산 지양 등이 요구됩니다.
• 경제성: 사무 처리에 필요한 비용은 고정적이며 간접적인 경비로써 대개 증가하는 경향이 있기 때문에, 사무처리 절차 및 시스템 개선, 사무환경 개선, 소모품 절약 등이 필요합니다.

사무분장과 인수인계

담당사무에 대한 진행상황, 관계문서, 자료, 기타 업무와 관련되는 사항을 문서로 작성하여 사무의 인계인수를 해야 합니다. 작성한 사무인계·인계인수서 1부는 문서 처리과에 제출하여 보존해야 합니다. 후임자가 없는 경우에는 직무 대리자나 직근 하급자가 사무를 인계받습니다.

 

문서의 필요성과 개념

문서의 필요성은 다양한 측면에서 나타납니다. 내용이 복잡하여 문서가 없이는 사무처리가 곤란할 때와 사무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요할 때는 그 중요성을 보여줍니다. 또한, 행정기관의 의사표시 내용을 증거로 남겨야 할 때와 사무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 때는 문서의 필수성을 강조합니다. 마지막으로, 사무처리 결과를 보존할 필요가 있을 때는 문서가 필요한 것을 보여줍니다.

 

문서의 기능

문서의 기능은 다양한 역할을 수행합니다. 먼저, 의사의 기록·구체화 기능은 사람의 의사를 구체적으로 표현하여 기록하는 역할을 합니다. 또한, 문서는 의사의 전달을 담당하여 자신의 의사를 타인에게 전달하는 역할을 수행합니다. 이와 함께, 문서는 의사를 오랫동안 보존하여 기록을 보존하는 역할도 합니다. 보존된 문서는 필요한 경우 언제든지 참고자료나 증거자료로 제공됩니다. 마지막으로, 문서는 사무의 연결과 조정을 담당하여 기안·결재 및 협조 과정 등을 통해 조직 내외의 사무처리 및 정보 순환이 이루어지며 업무의 연결과 조정을 지원합니다.

 

오늘 작성한 사무관리의 개념과 문서의 기능 요약

사무관리의 용어

• 공문서: 기관 내외에서 사용되는 공무상 작성 또는 시행되는 문서입니다.
• 문서과: 기관 내의 공문서 관리 및 보존을 담당하는 부서입니다.

 

사무관리의 원칙

• 용이성: 사무 처리를 쉽게 만들고 육체적·정신적인 피로를 줄이는 것이 중요합니다.
• 정확성: 사무 처리는 의도한 대로 정확하게 처리되어야 하며, 이를 위해 정확한 기입과 자료의 확보가 필요합니다.

 

문서의 필요성

• 내용이 복잡하여 사무처리가 어려울 때 문서가 필요합니다.
• 대화만으로는 의사소통이 부족할 때 문서가 필요합니다.
• 행정기관의 의사표시를 증거로 남겨야 할 때도 문서가 필요합니다.